Dando cumplimiento a los dispuesto en la ley estatutaria 1581 del 2012 y en el decreto Reglamentario 1377 del 2013 SEGUROS COINSEG LTDA crea la Política de Protección de Datos Personales, la cual se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales, que sean objeto de Tratamiento por parte de SEGUROS COINSEG LTDA considerada como encargada y/o responsable del tratamiento de los datos personales obtenidos en sus diferentes actividades comerciales.
SEGUROS COINSEG LTDA (NIT. 900.789.402-9) es la persona jurídica responsable del tratamiento de los datos personales, los cuales se encuentran almacenados digitalmente en la sede principal de la empresa ubicada en la siguiente dirección:
Dirección: Calle 127 No. 70D – 55 Piso 2
Correo Electrónico: amunoz@seguroscoinseg.com
Teléfono (571) 9279386 / 9279387
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a: “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes”.
El Decreto 1377 de 2013 reglamento parcialmente la ley 1581 de 2012, señalando entre otros, las características mínimas de las políticas de tratamiento de la información que deben desarrollar los responsables del tratamiento de la información.
SEGUROS COINSEG LTDA está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, colaboradores, empleados y terceros en general, razón por la cual se adoptará este manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.
SEGUROS COINSEG LTDA actuando en calidad de responsable del Tratamiento de los Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, utiliza la información necesaria para el desarrollo de sus servicios, elaborar estadísticas, enviar información de noticias, planes y ofertas de seguros.
Las bases de datos que maneja la compañía serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, tendrán un periodo de vigencia desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones de la sociedad.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, así como el tratamiento que SEGUROS COINSEG LTDA. realiza a los datos personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
La recolección y tratamiento de datos personales se realizará con fines lícitos respetando las normas generales, especiales y la autorización dada por el titular sobre los mismos.
Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o conforme a orden legal o judicial que autorice su tratamiento. Para obtener la autorización del titular del dato se utilizarán las cláusulas, formatos, documentos establecidos por SEGUROS COINSEG LTDA.
Principio de limitación de la recolección: Sólo podrán recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del objeto social de SEGUROS COINSEG LTDA, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con este objetivo. En consecuencia, haremos todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.
Principio de finalidad: Los datos personales deberán ser procesados con un propósito específico y explícito, el cual debe ser autorizado por el titular o permitido por la ley. Informaremos al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podremos recopilarse datos sin una finalidad específica.
Los datos serán tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona no espera, es necesario que obtengamos nuevamente el consentimiento del titular.
Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.
Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. SEGUROS COINSEG LTDA se abstendrá del tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de seguridad: El personal de SEGUROS COINSEG LTDA deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso restringido:
Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares de los datos personales o terceros autorizados conforme a la presente política o a la ley.
Principio circulación restringida: Sólo se puede enviar los datos personales a las siguientes personas:
En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:
En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.
Dando cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentran el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del decreto 1377 de 2013, que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollo sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento de base de datos den cabal cumplimiento a las mismas y al decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos, SEGUROS COINSEG LTDA. estandariza los procedimientos pertinentes , para proteger el derecho fundamental de habeas data.
DEFINICIONES:
6. ESPECIFICACIÓN
De acuerdo al artículo 8° de la ley 1581 de 2012, los titulares de la información tienen los siguientes derechos:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de SEGUROS COINSEG LTDA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado por los Titulares de los mismos a la empresa.
Para otorgar la autorización se puede implementar medios físicos, electrónico, o por otro medio que se reciba la consulta (oral telefónico, videoconferencia, formularios de comercio electrónico).
Con la autorización del Titular se garantiza que se ha puesto en conocimiento del mismo los datos personales, que su información será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicita el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos en cualquier momento.
La autorización contendrá:
SEGUROS COINSEG LTDA implementará las medidas necesarias para mantener registros, mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos relacionados con el almacenamiento de la autorización. La EMPRESA generará un documento físico, electrónico o en cualquier otro medio, con el que se le informara al Titular la privacidad con que se tratarán sus datos personales.
Los titulares, sus causahabientes, el representante y/o apoderado o por estipulación a favor de otro, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.
Para tal fin, las anteriores personas deberán acreditar la siguiente información:
– Nombre y apellidos
– Acreditar la calidad en la que actúa
– Tipo de documento.
– Teléfono.
– Correo electrónico.
– País, ciudad
– Solicitud.
En caso de querer conocer, actualizar, modificar, rectificar, corregir o suprimir la información suministrada en cualquier momento, el titular deberá enviar un correo electrónico a servicioalcliente@seguroscoinseg.com o comunicarse a los teléfonos (57)1 9279386 / 9279387.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando el titular o sus causahabientes realicen un reclamo por considerar que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de la Ley, podrán presentar un reclamo, el cual deberá contener la siguiente información:
-Identificación del titular, del Causahabiente o del apoderado
-La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
-La dirección
-Los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El departamento jurídico será el área encargada de la atención de las peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos. Por tanto, en caso de querer conocer, actualizar, modificar, rectificar, corregir o suprimir la información suministrada en cualquier momento, el titular deberá enviar un correo electrónico a servicioalcliente@seguroscoinseg.com o comunicarse a los teléfonos (57)1 9279386 / 9279387.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, TAV sólo realizará el Tratamiento de información de niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización a SEGUROS COINSEG LTDA, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
SEGUROS COINSEG LTDA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
SEGUROS COINSEG LTDA en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionara las medidas técnicas, humanas, y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración perdida o consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Se realiza un control de antivirus, se mantiene un filtro de navegación (firewall) permanente y su funcionalidad es activa.
Esta Política de Datos Personales está vigente desde el 13 de enero del 2013.
Cualquier modificación o actualización a esta Política, será publicada a través de la página web www.seguroscoinseg.com y los demás canales de información dispuestos por la compañía para consulta del público en general. En todo caso, la Política permanecerá publicada y actualizada en la página web.